Hajiumrahnews.com, Jeddah — Kantor Urusan Haji (KUH) pada Konsulat Jenderal Republik Indonesia (KJRI) di Jeddah menyimpan ribuan dokumen penting terkait penyelenggaraan ibadah haji Indonesia di masa lampau. Arsip yang berusia puluhan tahun ini menjadi catatan berharga sejarah layanan haji sekaligus diplomasi Indonesia–Arab Saudi. Namun, sebagian dokumen mengalami kerusakan dan kehilangan, terutama saat proses perpindahan kantor.
Sebagai langkah pelestarian, Direktorat Jenderal Penyelenggaraan Haji dan Umrah (Ditjen PHU) menggelar Workshop Digitalisasi Dokumen di KUH Jeddah pada 10–12 Agustus 2025. Kegiatan ini membekali staf teknis KUH dengan keterampilan konservasi arsip dan manajemen pengetahuan. Workshop diawali dengan eksplorasi gudang penyimpanan arsip di wilayah Rehab, Jeddah, Arab Saudi.
Guru Besar Filologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, Oman Fathurahman, selaku narasumber utama, menekankan nilai historis sekaligus akademik dari arsip tersebut.
“Dokumen KUH sangat penting bagi kajian sejarah penyelenggaraan haji maupun diplomasi Indonesia–Saudi. Salah satunya adalah arsip model pelayanan haji pada masa syekh, sebelum sistem muassasah berganti menjadi syarikah seperti saat ini,” ujar Oman.
Oman menjelaskan bahwa konservasi dilakukan melalui tiga tahap. Pertama, inventarisasi untuk mengumpulkan, mengenali, dan menandai dokumen. Kedua, klasifikasi berdasarkan tema dan kronologi. Ketiga, digitalisasi dengan proses alih media menggunakan perangkat dan teknik khusus.
Narasumber kedua, Hadi Rahman — praktisi transformasi digital dan koordinator DREAMSEA (Digital Repository of Endangered and Affected Manuscript in Southeast Asia) yang merupakan program kerja sama PPIM UIN Jakarta dan CMSC Universitas Hamburg, Jerman — menambahkan bahwa hasil digitalisasi akan dikelola dalam kerangka manajemen pengetahuan.
“Nantinya, data akan lebih mudah diakses untuk berbagai keperluan, seperti riset akademik dan referensi pengambilan kebijakan,” jelas Hadi.
Program ini diharapkan menjadi langkah awal dalam pelestarian pengetahuan sejarah haji Indonesia, membuka akses lebih luas bagi penelitian, serta mendukung pengambilan kebijakan berbasis data dan sejarah.